/ 注册

简单的清单,用起来也可以很爽。

时间:2020-10-13来源:user07浏览次数:8

为了抵抗生活中的种种焦虑,今天和大家分享一个极其简单却极其有效的思维工具--清单。

01 清单的作用

清单是一个非常简单的工具,关键在于意识和习惯的培养。养成清单思维不仅可以让我们学会把注意力放到重要的事情上,还可以提高生产力和执行力。

从无头苍蝇式的忙碌到清晰有条理地完成各种待办事项,清单思维关键在于以实现目标为导向,清点生活以提高对生活的掌控感。

清空大脑,把注意力放到重要的事情上

忙分两种,被动的忙和主动的忙。上级分配的各种任务,生活中细碎繁杂的事物,因焦虑驱动的忙碌...我们每天都要面对和处理各种事情,但人的时间和精力有限,清单的作用就是把我们从混沌中拯救出来。

简单地把要做的所有事情记录下来,然后审视每件事的必要性。简单问自己两个问题:

  • 这件事紧要吗?是,留下。
  • 这件事重要吗?是,留下。

如此,你可以把注意力集中在真正重要的事物上,主动地去处理想要做的和真正关心的事情。

把任务流程化,检查遗漏规避错误

清单在处理复杂任务时亦有妙用。在处理复杂问题时,梳理清每个步骤的流程,怎么做及注意事项。

执行时关注每个流程的完成细节,把各项落到实处。这套设立标准作业程序的方法 (SOP)被广泛应用于医疗、建筑、工业等领域。

SOP 即标准作业程序,指将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用于指导和规范日常的工作。

手术操作清单可以极大避免事故与疏忽,而我们为复杂问题设立的关键步骤执行清单,则可为工作和生活建立秩序,提高学习和工作的效率。

拆解关键任务,建立执行清单

设立目标总是很简单,但做到很难。实现目标的关键在于为目标设定清晰具体的行动计划。把目标拆解成清晰可执行的任务步骤,把看似困难的任务变成一个个可完成的小事情。

在不断划去事项清单的过程中,我们可以积攒对自身能力的确信,还能享受持续进步的快感。

02 清单的用法

清单的本质其实很简单,即把要做的事情记录下来,但这个简单的动作却能带来极大的改变。让我们从清单的实际应用来感受下清单的魅力。

待办清单

每个人的时间和精力有限,把时间和注意力放到哪里是个人选择。达 · 芬奇也是清单的重度使用者,一起看看他的待办清单(图源自 ROBERT KRULWICH)。

  • [计算] 测量米兰城区和郊区。
  • [查找] 一本关于米兰及其教堂的书,这本书可以在前往 Cordusio 的路上找到。
  • [发现] Corte Vecchio(米兰公爵的庭院)和 Castello(米兰公爵的宫殿)的测量方法。
  • 找一个算术大师,让他教自己如何计算三角形。
  • 让 Messer Fazio(帕维亚的医学和法律教授)教自己关于比例的知识。
  • 让 Brera Friar(在米兰的本笃会修道院)教自己 De Ponderibus(一个关于机械学的中世纪文本)。
  • [谈话] 跟工程师 Giannino 谈话,了解费拉拉塔的墙壁没有漏洞的建造方法。
  • 询问 Benedetto Potinari(一个佛罗伦萨商人)是如何在弗兰德斯的冰上行走的。 画米兰。
  • 向 Maestro Antonio 询问在白天或晚上是如何将迫击炮放置在堡垒上的。
  • [检查] Mastro Giannetto 的弩。
  • 找一位水力学大师,让他告诉自己如何用伦巴第人的方式修锁、修水渠和修磨坊。
  • [询问] Maestro GiovanniFrancese 向我承诺过,要教我关于太阳的测量方法。
  • 尝试找到 Vitolone(一个光学文本的中世纪作者),位于帕维亚的图书馆,研究数学。

从这份让人大开眼界的待办清单中我们可以大致了解到人类史上最聪明的脑袋之一究竟在想些什么。从学数学到建大炮到测量太阳,确实非常 interesting。

而从另一方面来看,即使聪明如达 · 芬奇,也要随身携带小本本列事项清单记录想做的事情。可见清单既能帮我们清空大脑,释放脑力,也可以记录日常,避免遗漏。

人生清单

要成为怎样的人,要过怎样的人生,放弃挣扎还是和命运持续抗争,这些都是事关人生意义的重大命题。怎样才能不枉此生,电影《遗愿清单》中给出了一个答案:

  • 亲眼目睹神迹 (Witness something truly majestic )
  • 出于善意,帮助陌生人(Help a complete stranger for the good)
  • 笑到流眼泪(Laugh till I cry )
  • 开一次野马跑车(Drive a Shelby Mustang)
  • 亲吻世界上最美丽的女孩(Kiss the most beautiful girl in the world )
  • 纹身(Get a tattoo)
  • 跳伞(Skydiving)
  • 拜访巨石阵(Visit Stonehenge)
  • 在喜马拉雅待上一周(Spend a week at Himalaya)
  • 拜访罗马(See Rome)
  • 拜访埃及金字塔(See the Pyramids)
  • 看非洲动物大迁徙
  • 泰姬陵(Taj Mahal)
  • 香港(Hong Kong)

当你感到迷茫时,或许可以静下心来想想我们究竟想要的是什么,然后给自己列一个人生目标清单。

愉悦清单

和自我相处愉快是一个需要习得的技能,患有抑郁症的英国作家马特·海格( Matt Haig )在《活下去的理由》一书中列出了一些让他感到愉悦的事物清单:

  • 日出,日落,那在漆黑天际闪耀的千万颗恒星和它们所照耀的世界。
  • 书。
  • 冰镇啤酒。
  • 新鲜空气。
  • 狗。
  • 马。
  • 发黄的平装书。
  • 凌晨一点的肌肤相亲。
  • 绵长、深情、意味深长的吻。
  • 短促、浅淡、礼貌的吻。
  • 冰凉的游泳池。
  • 海洋。
  • 河流。
  • 湖泊。
  • 峡湾。
  • 池塘。
  • 雨水坑。
  • 熊熊燃烧的火焰。
  • 酒吧里的饭菜。
  • 坐在户外吃橄榄。
  • 音乐。
  • 爱。
  • 不加掩饰的情感。
  • ......

心情不佳时,可以回想下人生中那些美好,记录自己的“愉悦清单”,重拾面对生活的信念和勇气。

执行清单

不管是策划一场活动,还是一份商业计划,把事项进行拆解,梳理好步骤和流程,列出每个流程的待办事项,并设定产出标准和产出时间,对应到人。把每项梳理清楚就是一份可执行的清单。

检查清单

复杂工作有多道程序和关键步骤,为每道工序设定清晰的检查点可以在极大程度上规避错误,比如手术安全清单、飞机安全检查清单,及上面提及的 SOP (标准作业程序)等。如果细节太多繁琐,我们可以设立清单一一核对,比如旅行前的行李准备等。

03 制定清单的原则

了解清单的多种用法后,接下来和大家分享几个制定清单的原则,让你制定的清单更具可操作性。

SMART 原则

SMART 原则是实施目标管理的重要方法。在进行清单规划时灵活运用这五个原则可以让你的计划更具可操作性。

具体的(Specific)

具体的事项比笼统的概念更容易执行。在制定事项类的清单时,应将任务拆解成可执行的颗粒度。比如学习英语语音的元音部分这种具体事项会比笼统的学英语更好些。关键在于清晰、具体地写明要做的事情。

可衡量的(Measurable)

任务的工作量应是客观和可测量的。在规划清单时,可以将任务量化成可测量和评估的事项,比如筛选 N 分简历,完成 3 位候选人的面试、30 分钟椭圆机和五组推背这类可以衡量的事项。

可达到的(Attainable)

制定清单很重要的一点在于任务的拆解,把困难的事情拆成一件件可完成的事项。即使有难度,但用力即可以完成。比如晚上看完十回《红楼梦》会比一晚上看完《红楼梦》更有操作行。不结合现实,远超出个人实践能力的待办事项没有意义。

相关的(Relevant)

事项清单要和要实现关键目标有强相关性。清单的关键在于让我们把注意力放到重要的事情上,制定清单时应关注是否围绕目标展开工作事项和行动。

有时间限制(Time-bound)

为事项设定明确的完成时间。何时开始,何时结束。合理的时间分配和才能让清单发挥最大价值。

PDCA 循环

PDCA 循环将质量管理分为四个阶段:计划(Plan)→执行(Do)→检查(Check)→行动(Act)。在制定清单时运用这个循环,可以让我们进入持续改善的良性循环中。

不管是知识的增长,还是个人能力的提升,PDCA 循环都能帮助我们更改地达成目标。

计划(Plan)

制定目标与计划。根据 SMART 原则将阶段性的大目标或工作任务进行拆分,为每天制定要完成事项的待办清单。

执行(Do)

完成待办,执行任务。合理利用每天的时间,专注于每一件小事上,高效完成每日任务。

检查(Check)

检查关键点结果,核实目标。任务完成后,对齐和目标的差距。

行动(Act)

思考和反思,纠正偏差,持续改进和提升。

在每天的计划和盘点中,专注于每个可执行的小目标上,持之以恒,形成一个良性的闭环。如此反复可减少迷茫和焦虑,我们也会对自己的人生更有掌控感。

以上就是关于清单的分享,最后附上本文总结。



相关专题

相关文章